Cari di Blog Ini

Senin, 29 Oktober 2012

Menyelenggarakan Rapat Secara Efektif

Menyelenggarakan Rapat Secara Efektif

Defisini dari rapat kurang lebih merupakan pertukaran informasi, ide, atau pendapat diantara dua orang atau lebih yang berperanan aktif untuk mencapai hasil tertentu. Sebagian orang tampaknya mempercayai bahwa satu-satunya cara untuk berkomunikasi dengan sekelompok orang adalah melalui sebuah rapat. Namun pernahkah Anda hadir dalam suatu rapat yang pada intinya percakapan diantara peserta rapat dapat diselesaikan melalui telepon dan media lainnya? Anda mungkin perlu mencermati apakah persoalan tersebut dapat diselesaikan lewat telepon atau dengan sebuah memo, bukan dengan mengumpulkan semua orang untuk duduk dalam rapat sampai berjam-jam.

Sayangnya, rapat kadang-kadang telah "melembaga", sehingga pembenarannya menjadi sebagai berikut : "Ya, sebenarnya tidak ada yang perlu didiskusikan, tetapi karena hari ini hari Senin, dan biasanya kita selalu mengadakan rapat di masing-masing departemen pada hari Senin, maka rapat pun tetap diadakan!" Dalam kondisi seperti ini, peserta rapat termasuk manajer, harus duduk dalam rapat tanpa bahan yang perlu untuk didiskusikan sehingga sebenarnya dalam hati merekapun bertanya-tanya mengapa mereka semua berada di tempat itu. Akibatnya orang akan tergoda untuk mencari-cari masalah hanya untuk mendapatkan sesuatu yang dapat didiskusikan.

"Menyelenggarakan rapat bukanlah merupakan ide yang menyenangkan bagi kebanyakan orang", demikian yang disampaikan oleh John & Shirley Payne dalam bukunya Sucsessful Meetings in a Week. Anda mungkin sering mendengar ucapan seperti ini :
"Rapat hanya membuang-buang waktu saja"
"Rapat hanya ingin menyerang orang"
"Rapat tidak pernah mencapai hasil apapun terkecuali ngerumpi"
"Rapat kan cukup 30 menit, tapi malah menghabiskan waktu sampai empat jam, apa tidak ada pekerjaan lain?"
"Tidak ada kontrol sama sekali"
"Mengapa saya diundang? Saya bosan"

Lalu, ada sebuah pertanyaan, "Mengapa ada orang yang mampu menyelenggarakan rapat dengan sangat efektif, sementara yang lain tidak? Padahal situasinya sama". Berikut ini beberapa langkah yang bisa diambil untuk menyelenggarakan rapat yang melibatkan Anda agar rapat menjadi lebih efektif, di ambil dari berbagai sumber yang terutama lebih didominasi oleh buku Successful Meeting in a Week yang ditulis John & Shirly Payne.
Langkah-langkah tersebut adalah sebagai-berikut :
  1. Pastikan apakah Anda benar-benar perlu penyelenggaraan sebuah rapat.
  2. Persiapkan secara matang tujuan, sasaran, peserta rapat, agenda, tempat, ruangan, dan perlengkapan.
  3. Beritahu peserta rapat pada waktu yang tepat
  4. Susunlah agenda rapat secara tepat
  5. Kendalikan semua input atau masukan secara efektif
  6. Lakukan follow up selanjutnya. Sebab tanpa adanya tindak-lanjut yang aktif, rapat sama saja dengan ngerumpi.